La facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales en España ya cuenta con un calendario definido. La publicación de la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, completa el desarrollo normativo necesario para su implantación y establece las reglas de funcionamiento de la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria.
Esta nueva regulación supone un cambio relevante en los procedimientos de facturación de las empresas. Desde VAT & GREEN TAX analizamos las principales obligaciones, los plazos de adaptación y los aspectos fiscales que conviene revisar antes de implantar los nuevos sistemas.
Facturación electrónica obligatoria: ¿qué cambia para las empresas?
La nueva normativa exige que las empresas y profesionales afectados emitan, remitan y reciban facturas en un formato electrónico estructurado que permita su tratamiento automatizado.
Esto significa que enviar una factura en PDF por correo electrónico no será suficiente para cumplir con la nueva obligación.
Las empresas podrán utilizar la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria, plataformas privadas adaptadas a la normativa o una combinación de ambas.
La Orden HAC/1028/2026 establece las condiciones técnicas de funcionamiento de la solución pública, incluyendo el uso del estándar europeo EN16931 y el formato UBL.
Además, cuando la solución pública no intervenga directamente en la emisión o intercambio de facturas, los sistemas privados deberán remitirle simultáneamente una copia fiel en el formato establecido.
¿Qué empresas están obligadas a utilizar la facturación electrónica?
La obligación afecta a las operaciones que deban documentarse mediante factura conforme a la normativa española, cuando el destinatario sea un empresario o profesional establecido en España.
También se incluyen las operaciones dirigidas a establecimientos permanentes situados en territorio español.
Por el contrario, quedan fuera de este régimen las ventas a particulares y las operaciones dirigidas a clientes no establecidos en España.
Las facturas simplificadas ordinarias también quedan excluidas, salvo aquellas que incorporen los datos adicionales necesarios para permitir la deducción del IVA.
Plazos de implantación de la facturación electrónica obligatoria en España.
El calendario de aplicación distingue entre empresas según su volumen de operaciones, calculado conforme a las reglas del IVA y tomando como referencia el año natural anterior.
6 de octubre de 2027
Las empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros deberán emitir, remitir y recibir facturas electrónicas, así como cumplir las obligaciones de comunicación de estados y pagos.
6 de octubre de 2028
La obligación de emitir, remitir y recibir facturas electrónicas se extenderá al resto de empresarios y profesionales. También serán exigibles, con carácter general, las obligaciones de comunicación de estados y pagos.
6 de octubre de 2029
Las personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas que no superen los 8 millones de euros deberán comenzar a comunicar los estados y pagos de las facturas.
Este plazo adicional afecta exclusivamente a dichas comunicaciones, ya que la obligación de facturación electrónica les será exigible desde octubre de 2028.
Durante los primeros doce meses de aplicación, los obligados desde octubre de 2027 deberán acompañar las facturas electrónicas de un PDF legible, salvo aceptación expresa del destinatario para recibirlas únicamente en su formato electrónico original.
Comunicación de los estados y pagos de las facturas.
La normativa introduce obligaciones adicionales relacionadas con el seguimiento de las facturas.
Los destinatarios deberán comunicar los estados de aceptación, rechazo y pago en los términos establecidos para cada canal de facturación.
Con carácter general, el pago completo deberá comunicarse a la solución pública en un plazo máximo de cuatro días naturales desde su realización, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. También deberá informarse de la fecha de vencimiento.
Estas obligaciones requerirán adaptar no solo los sistemas de emisión de facturas, sino también los procedimientos internos de gestión y seguimiento de cobros y pagos.
Cómo preparar la adaptación a la facturación electrónica obligatoria.
La implantación de la facturación electrónica no debe abordarse exclusivamente como un proyecto tecnológico.
Antes de seleccionar un proveedor, resulta recomendable realizar una revisión fiscal de los procedimientos de facturación, especialmente en empresas con diferentes tipos de operaciones, clientes internacionales o tratamientos específicos de IVA.
Esta revisión debería incluir:
- La identificación de los flujos de facturación afectados por la nueva normativa.
- La comprobación de las reglas de localización del IVA, exenciones, tipos impositivos y sujeto pasivo.
- La revisión de los datos y menciones obligatorias de las facturas.
- El análisis de anticipos, facturas rectificativas, abonos y ajustes manuales.
- La documentación de los criterios fiscales que deberán incorporarse al sistema de facturación.
Una configuración tecnológica basada en criterios fiscales incorrectos puede trasladar esos errores de forma sistemática a todas las facturas emitidas.
Asesoramiento fiscal para la implantación de la facturación electrónica
La nueva obligación representa una oportunidad para revisar y mejorar los procedimientos de facturación de las empresas, especialmente desde la perspectiva del cumplimiento del IVA.
En VAT & GREEN TAX, como firma especializada en asesoramiento fiscal en materia de IVA, ayudamos a las empresas a identificar sus obligaciones, revisar sus procedimientos de facturación y definir los requisitos fiscales que deben incorporar sus sistemas.
Una revisión previa permite anticipar incidencias, reducir riesgos fiscales y afrontar la adaptación con mayor seguridad.
Si su empresa necesita preparar la implantación de la facturación electrónica obligatoria en España, puede contactar con nuestro equipo en VAT & GREEN TAX para analizar su situación.
