Empresas de Latinoamérica, estadounidenses, chinas y de otros países pueden recuperar el IVA sin reciprocidad

Cada año, miles de empresas extranjeras viajan a España para asistir a ferias, congresos, exposiciones y encuentros profesionales. Durante su estancia soportan IVA español en hoteles, restaurantes, transportes y entradas a los eventos.

Muchas de estas compañías consideran que ese IVA es un coste definitivo porque su país no tiene reconocido un acuerdo de reciprocidad con España. Sin embargo, esta conclusión no siempre es correcta.

La normativa española establece una excepción específica que permite a determinadas empresas no europeas recuperar el IVA vinculado con su asistencia a ferias, congresos y exposiciones de carácter comercial o profesional celebrados en España.

En VAT & Green Tax ayudamos a empresas extranjeras, organizadores de eventos, agencias y partners españoles a analizar y gestionar estas devoluciones de IVA.

La oportunidad puede resultar especialmente relevante para empresas de México, Chile, Colombia, Argentina, Estados Unidos, China, Hong Kong, Emiratos Árabes Unidos, Brasil, India y otros países no pertenecientes a la Unión Europea.

¿Pueden las empresas no europeas recuperar el IVA soportado en España?

El artículo 119 bis de la Ley del IVA regula la devolución del impuesto soportado en España por empresarios o profesionales establecidos fuera de la Unión Europea.

Como regla general, estas empresas solo pueden recuperar el IVA español cuando están establecidas en un país que ofrece reciprocidad a las empresas españolas.

La existencia de reciprocidad debe haber sido reconocida expresamente por la Dirección General de Tributos.

Por tanto, una empresa no europea no puede asumir automáticamente que tiene derecho a recuperar todo el IVA soportado durante sus viajes o actividades en España.

No obstante, el propio artículo 119 bis contempla una excepción muy relevante para los gastos vinculados con determinados eventos profesionales.

Devolución del IVA de eventos sin necesidad de reciprocidad.

La Ley del IVA permite recuperar las cuotas soportadas por determinados servicios relacionados con la asistencia a:

• Ferias comerciales.
• Congresos profesionales.
• Exposiciones de carácter comercial.
• Exposiciones de carácter profesional.

En estos casos, la empresa puede solicitar la devolución aunque su país de establecimiento no tenga un acuerdo general de reciprocidad con España.

Esto abre la puerta a recuperar el IVA español a compañías establecidas en numerosos países terceros.Entre otras, la excepción puede beneficiar a empresas de:

• México.
• Chile.
• Colombia.
• Argentina.
• Perú.
• Brasil.
• Uruguay.
• Ecuador.
• Panamá.
• Costa Rica.
• Estados Unidos.
• China.
• Hong Kong.
• India.
• Singapur.
• Australia.
• Emiratos Árabes Unidos.
• Arabia Saudí.
• Turquía.

El país de establecimiento sigue siendo un dato relevante, pero la ausencia de reciprocidad no impide la devolución cuando los gastos encajan dentro de la excepción legal.

¿Qué gastos de ferias y congresos permiten recuperar el IVA?

La excepción no se aplica a cualquier gasto incurrido durante un viaje de negocios.

El artículo 119 bis se refiere expresamente a los servicios de acceso, hostelería, restauración y transporte vinculados con la asistencia a ferias, congresos y exposiciones comerciales o profesionales celebrados en España.

Los principales gastos recuperables pueden incluir los siguientes.

Entradas, acreditaciones y acceso al evento.

Puede recuperarse el IVA soportado por los servicios de acceso a la feria, congreso o exposición.

Esto puede incluir:

• Entradas profesionales.
• Pases de expositor.
• Acreditaciones de asistentes.
• Inscripciones al congreso.
• Entradas para empleados o representantes de la empresa.

La factura debe identificar correctamente a la empresa solicitante y al evento correspondiente.

Hoteles y alojamiento.

El IVA de los servicios de hostelería vinculados con la asistencia al evento puede entrar dentro de la excepción.

Para defender adecuadamente su recuperación, es recomendable que:

• La factura esté emitida a nombre de la empresa.
• Se identifique el periodo de alojamiento.
• Las fechas sean coherentes con las del evento.
• Pueda acreditarse qué empleados o representantes asistieron.

Las facturas emitidas únicamente a nombre de un empleado pueden generar dificultades adicionales.

Restauración.

También pueden incluirse determinados gastos de restauración relacionados con la participación en la feria o congreso.

Debe existir una relación razonable entre el gasto, las personas desplazadas y el evento profesional.

Los simples tickets o comprobantes de pago no siempre son suficientes. Es recomendable solicitar facturas completas con los datos fiscales de la empresa.

Transporte.

La excepción también comprende servicios de transporte vinculados con la asistencia al evento.

Dependiendo del caso, pueden analizarse:

• Taxis.
• Vehículos con conductor.
• Traslados entre el aeropuerto, el hotel y el recinto.
• Transporte colectivo.
• Otros desplazamientos relacionados directamente con la feria o congreso.

La vinculación con el evento debe poder justificarse documentalmente.

Ejemplo práctico: empresa mexicana en una feria de Madrid

Una empresa mexicana participa como expositora en Fruit Attraction, celebrada en Madrid.

Durante su estancia soporta IVA español en:

• Las acreditaciones de sus empleados.
• El hotel.
• Restaurantes.
• Taxis entre el aeropuerto, el hotel y el recinto ferial.

Aunque México no tenga reconocido un acuerdo general de reciprocidad que permita recuperar cualquier IVA español, la empresa podría solicitar la devolución de estas cuotas aplicando la excepción prevista para ferias y congresos.

Para ello, será necesario revisar las facturas y acreditar la conexión entre los gastos y la asistencia al evento.

Ejemplo práctico: empresa estadounidense en Barcelona

Una compañía tecnológica de Estados Unidos envía a varios empleados a un congreso profesional en Barcelona.

La empresa paga el alojamiento, las entradas al congreso, el transporte local y determinados servicios de restauración.

La inexistencia de reciprocidad general con Estados Unidos no impide necesariamente la recuperación de estas cuotas.

Cuando los gastos están directamente vinculados con la asistencia al congreso, puede aplicarse la excepción del artículo 119 bis.

Ejemplo práctico: empresa china que participa como expositora

Una empresa china participa en una exposición industrial celebrada en España.

Además de las entradas, el hotel y los transportes, soporta costes por el montaje del stand, alquiler de equipos y servicios técnicos.

En este caso, los gastos de acceso, hostelería, restauración y transporte pueden encajar en la excepción.

Sin embargo, el IVA correspondiente al montaje del stand, equipos, publicidad u otros servicios debe analizarse por separado. No debe incluirse automáticamente dentro de la devolución sin revisar previamente su tratamiento.

Eventos en España que pueden generar IVA recuperable.

España acoge algunos de los eventos profesionales más importantes de Europa. Esta devolución puede ser relevante para empresas extranjeras que asisten a:

• Mobile World Congress.
• FITUR.
• Fruit Attraction.
• Alimentaria.
• Integrated Systems Europe.
• Seafood Expo Global.
• Barcelona Bridal Fashion Week.
• SIL Barcelona.
• Genera.
• Advanced Factories.
• South Summit.
• Exposiciones farmacéuticas, industriales o tecnológicas.
• Congresos médicos y científicos.
• Ferias agroalimentarias.
• Otros encuentros comerciales o profesionales.

La lista no es cerrada. Lo importante es determinar si el evento tiene realmente carácter comercial o profesional y si los gastos están vinculados con la asistencia.

Oportunidad para organizadores de eventos y partners españoles

Esta cuestión no interesa únicamente a la empresa extranjera que soporta el IVA.

También puede ser relevante para:

• Organizadores de ferias y congresos.
• Agencias de eventos.
• Agencias de viajes corporativos.
• Asociaciones empresariales.
• Cámaras de comercio.
• Consultoras de internacionalización.
• Despachos fiscales y contables.
• Partners que gestionan delegaciones extranjeras en España.

Un organizador español puede ofrecer un servicio de mayor valor a los asistentes internacionales si les informa de la posibilidad de recuperar parte del IVA soportado.

Por ejemplo, una agencia que organiza la participación de varias empresas mexicanas, chilenas o estadounidenses en una feria española puede coordinar la documentación necesaria y derivar la gestión a un especialista.

Esto permite:

• Mejorar la experiencia del asistente extranjero.
• Reducir el coste efectivo de participación en el evento.
• Ofrecer un servicio adicional.
• Diferenciarse de otros organizadores.
• Generar nuevas colaboraciones con empresas internacionales.

En VAT & Green Tax colaboramos con organizadores y partners que necesitan una solución especializada para sus clientes extranjeros.

¿Qué documentación se necesita?

Cada solicitud debe revisarse individualmente.

Con carácter general, puede ser necesario disponer de:

• Facturas completas emitidas a nombre de la empresa.
• Certificado de IVA.
• Documentación de la entidad solicitante.
• Prueba de asistencia al evento.
• Entradas, acreditaciones o inscripciones.
• Contratos o comunicaciones con el organizador.
• Poder de representación.
• Nombramiento de representante en España.

La Administración tributaria puede solicitar información adicional para comprobar la realidad de las operaciones y la procedencia de la devolución.

Por ello, no es recomendable presentar la solicitud sin haber revisado previamente las facturas y los justificantes.

¿Es necesario nombrar un representante en España?

Las empresas establecidas fuera de la Unión Europea deben nombrar previamente un representante residente en el territorio español de aplicación del IVA.

Este representante se encarga de cumplir las obligaciones formales y procedimentales relacionadas con la solicitud.

Además, la normativa establece que puede responder solidariamente cuando se haya obtenido una devolución improcedente.

Por esta razón, el representante debe realizar una revisión suficiente de:

• La identidad de la empresa.
• Su actividad económica.
• Las facturas.
• El evento.
• La vinculación de los gastos.
• Los importes cuya devolución se solicita.

Errores frecuentes en las devoluciones de IVA de eventos

Los errores más habituales son los siguientes:

• Dar por perdido el IVA por no existir reciprocidad.
• Incluir todos los gastos del viaje sin distinguir su naturaleza.
• Presentar tickets en lugar de facturas completas.
• Utilizar el procedimiento equivocado.
• No acreditar la relación con el evento.
• Incluir facturas emitidas a nombre de empleados.
• No nombrar representante en España.
• Presentar la solicitud fuera de plazo.
• Solicitar la devolución de IVA incorrectamente repercutido.
• Confundir una feria profesional con un evento privado.

Una revisión previa puede evitar requerimientos, retrasos y denegaciones.

¿Cómo puede ayudar VAT & Green Tax?

En VAT & Green Tax asesoramos y ejecutamos el procedimiento de devolución devoluciones de IVA para empresas no establecidas en la Unión Europea que participan en eventos celebrados en España.

Nuestros servicios pueden incluir:

• Análisis inicial de viabilidad.
• Identificación de los gastos recuperables.
• Revisión de facturas.
• Análisis del evento.
• Verificación de la conexión entre los gastos y la actividad empresarial.
• Nombramiento como representante.
• Preparación de la solicitud.
• Presentación ante la Agencia Tributaria.
• Respuesta a requerimientos.
• Seguimiento del expediente hasta su resolución.

También colaboramos con organizadores de eventos, agencias y partners españoles que desean ofrecer este servicio a sus clientes internacionales.

La gestión puede estructurarse para una única empresa, para un grupo de asistentes o como una colaboración recurrente con el organizador.

Preguntas frecuentes sobre la devolución del IVA de eventos en España

¿Puede una empresa mexicana recuperar el IVA de una feria en España?

Sí. Una empresa mexicana puede recuperar determinados gastos de acceso, hostelería, restauración y transporte vinculados con una feria, congreso o exposición comercial celebrada en España.

La excepción puede aplicarse aunque no exista un acuerdo general de reciprocidad con México.

¿Puede una empresa de Estados Unidos solicitar la devolución?

Sí.

Las empresas estadounidenses pueden acogerse a la excepción prevista para determinados gastos de ferias, congresos y exposiciones profesionales.

Debe analizarse la documentación y la relación de los gastos con el evento.

¿Las empresas chinas pueden recuperar el IVA español?

Sí.

Una empresa china puede solicitar la devolución de las cuotas incluidas en la excepción legal, siempre que se cumplan los requisitos formales y materiales.

¿Puede una empresa chilena o colombiana recuperar el IVA de un hotel?

El IVA del hotel puede resultar recuperable cuando el alojamiento esté directamente vinculado con la asistencia a una feria, congreso o exposición comercial o profesional celebrada en España.

La factura debe estar correctamente emitida y la conexión con el evento debe poder acreditarse.

¿El IVA del montaje del stand es recuperable?

No queda incluido automáticamente dentro de la excepción para servicios de acceso, hostelería, restauración y transporte.

El montaje del stand y otros servicios de exposición requieren un análisis independiente.

¿Es suficiente presentar tickets de restaurantes o taxis?

No.

La Administración puede exigir facturas completas emitidas a nombre de la empresa solicitante. Los tickets simplificados pueden impedir la recuperación del IVA.

¿Es obligatorio tener un número de IVA español?

No necesariamente.

La devolución puede solicitarse sin que la empresa tenga un número de IVA español, siempre que no haya realizado operaciones que obliguen a registrarse y cumpla los requisitos del procedimiento especial.

¿Es necesario un representante fiscal?

Sí. Las empresas no establecidas en la Unión Europea deben nombrar un representante residente en España para este procedimiento.

¿Cuándo debe prepararse la solicitud?

Conviene revisar las facturas inmediatamente después del evento.

Esto permite corregir posibles errores, solicitar facturas completas y preparar la documentación antes de que finalice el plazo legal.