Participar en ferias, congresos o eventos en otros países de la Unión Europea es algo habitual para muchas empresas españolas. Sin embargo, hay un elemento que suele pasar desapercibido: el IVA soportado en estos gastos.
En nuestra experiencia, muchas empresas no lo recuperan, ya sea por desconocimiento del procedimiento o por pensar que no merece la pena. El resultado es claro: ese IVA acaba convirtiéndose en un coste innecesario.
En VAT Green Tax trabajamos con empresas que participan de forma recurrente en ferias internacionales y, en muchos casos, detectamos importes relevantes que recuperan de forma anual.
Por qué las ferias y eventos en Europa llevan IVA extranjero.
El acceso a ferias, congresos, eventos o exposiciones tributa en el país donde se celebra el evento.
Esto implica que, aunque la empresa sea española, el IVA se aplica conforme a la normativa del país en el que tiene lugar la feria. Es una regla especial que desplaza la regla general del IVA en operaciones entre empresarios.
En la práctica, esto significa que cada vez que una empresa acude a una feria en Alemania, Francia o Italia, está soportando IVA de ese país.
Diferencia entre acceso y otros servicios relacionados
Conviene distinguir entre distintos tipos de servicios.
El acceso al evento (entradas, participación en ferias, congresos) tributa en el país donde se celebra.
Sin embargo, otros servicios distintos del acceso, como determinados servicios de organización o marketing, pueden seguir la regla general y no estar sujeto a IVA extranjero.
Esta distinción es importante porque determina si ese IVA debe recuperarse o si, directamente, no debería haberse repercutido. Por lo que, el procedimiento a seguir dependerá de la naturaleza de la operación.
Por qué los hoteles y otros gastos también llevan IVA.
Además del acceso a eventos, hay otros gastos habituales que siempre llevan IVA extranjero.
El alojamiento es el ejemplo más claro. Los hoteles tributan en el país donde están situados, ya que se consideran servicios vinculados a un inmueble. Lo mismo ocurre con determinados gastos logísticos o de alquiler de espacios.
En la práctica, una empresa que participa en varias ferias al año acumula IVA extranjero en diferentes países sin valorar correctamente su impacto.
El problema real: IVA que no se recupera
Aquí es donde vemos el mayor impacto. En nuestra experiencia, es habitual encontrar empresas que han acumulado durante años importes significativos de IVA no recuperado.
En algunos casos, hablamos de varios miles de euros al año. En empresas con actividad internacional recurrente, estas cifras pueden ser mucho más elevadas.
El problema es que, si no se gestiona correctamente, ese IVA deja de ser recuperable y pasa a ser un coste económico que podría haberse evitado.
Plazo clave: el 30 de septiembre.
El plazo es uno de los puntos más críticos. El IVA soportado en un año natural debe solicitarse antes del 30 de septiembre del año siguiente.
Esto significa que el IVA soportado en 2025 puede recuperarse hasta el 30 de septiembre de 2026. Si no se solicita dentro de ese plazo, en principio, se pierde el derecho a la devolución.
En nuestra experiencia, este es uno de los errores más frecuentes: empresas que identifican el IVA, pero lo hacen fuera de plazo.
Cómo se recupera el IVA de ferias y eventos en Europa
El procedimiento de devolución del IVA se realiza a través de un sistema electrónico común en la Unión Europea. La solicitud se presenta desde España y se tramita ante el país donde se soportó el IVA.
Cada Administración analiza la solicitud y puede requerir información adicional antes de aprobar la devolución. En la práctica, la mayoría de países requerirán documentación e información a las entidades.
Requisitos clave a tener en cuenta.
Para que la devolución sea viable, deben cumplirse ciertos requisitos.
La empresa no debe estar establecida en el país donde solicita la devolución y no debe realizar operaciones que obliguen a registrarse en ese país.
Además, los gastos deben estar vinculados a la actividad económica y dar derecho a deducción.
En la práctica, lo más importante es poder justificar correctamente la naturaleza del gasto y su relación con la actividad.
Errores habituales que vemos en la práctica.
Trabajando con clientes, de diferentes sectores, donde vemos patrones muy claros. Es habitual encontrar empresas que no solicitan la devolución por falta de información, que presentan las solicitudes fuera de plazo o que no documentan correctamente los gastos.
También es frecuente que el procedimiento se plantee de forma incorrecta y termine en una denegación. En muchos de estos casos, el problema no es que no exista derecho a la devolución, sino que no se ha gestionado correctamente.
Cómo trabajamos en VAT Green Tax para recuperar IVA soportado.
En VAT & Green Tax nos encargamos de todo el proceso de principio a fin.
Asesoramos a nuestros clientes en cada una de las fases, analizando los gastos, validamos si cumplen los requisitos y gestionamos la solicitud directamente ante las Administraciones correspondientes. También nos ocupamos de responder a requerimientos y hacer seguimiento hasta que se produce la devolución.
En la práctica, nuestros clientes externalizan completamente este proceso. Esto les permite centrarse en su actividad, sabiendo que no están dejando dinero sin recuperar.
Nuestro enfoque es claro: identificar qué es recuperable, minimizar riesgos y ejecutar el proceso de forma eficiente. Asimismo, establecemos criterios y reglas internas para maximizar el IVA soportado en las próximas devoluciones.
Cuándo tiene sentido revisar tu situación.
Este tipo de análisis tiene sentido si tu empresa:
- Participa en ferias o eventos en otros países de la UE.
- Tiene equipos comerciales que viajan con frecuencia.
- Soporta IVA en hoteles, eventos o proveedores extranjeros.
En nuestra experiencia, muchas empresas no son conscientes del volumen acumulado hasta que se revisa con detalle.
El IVA soportado en ferias y eventos en Europa no debería ser un coste. Sin embargo, en la práctica, muchas empresas lo asumen como tal simplemente porque no lo gestionan.
La diferencia entre recuperarlo o no puede tener un impacto directo en el resultado y la viabilidad de acudir a determinados eventos.
Si has tenido actividad en Europa en 2025, todavía estás a tiempo de revisar si existe IVA pendiente de recuperar antes del plazo del 30 de septiembre.
En VAT & Green Tax analizamos cada caso y nos encargamos de todo el proceso. Puedes contactar a través de nuestro e-mail hola@vatgreentax.com
