Si una empresa española o extranjera va a realizar operaciones intracomunitarias, una de las primeras cuestiones que debe analizar es si necesita darse de alta en el VIES (Registro de Operadores Intracomunitarios o ROI).
No disponer de un NIF-IVA válido puede impedir aplicar la exención del IVA en determinadas operaciones, obligar a los proveedores europeos a repercutir IVA, ya que, la exención para entregas intracomunitarias, en principio, no sería aplicable. Por lo que, las empresas soportarán el coste financiero y recuperar el IVA a través del procedimiento de devolución de IVA para entidades europeas.
En VAT & Green Tax asesoramos semanalmente a empresas nacionales y extranjeras en la obtención del VIES, incluyendo la preparación del expediente, la atención a los requerimientos de la AEAT y la defensa frente a denegaciones.
En este artículo explicamos cuándo es obligatorio solicitar el VIES, cómo realizar el alta y cuáles son los errores más frecuentes que provocan que la Agencia Tributaria rechace la solicitud.
¿Qué es el VIES o Registro de Operadores Intracomunitarios?
El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) forma parte del Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores de la Agencia Tributaria.
Cuando una empresa es admitida en el registro, obtiene un NIF-IVA intracomunitario (ES + NIF) que permite identificarse en las operaciones B2B dentro de la Unión Europea.
Su finalidad es facilitar el control del IVA intracomunitario y permitir la correcta aplicación de las reglas de tributación entre Estados miembros.
En la práctica, el alta en el VIES permite a la empresa identificarse como operador intracomunitario a efectos de IVA frente a proveedores y clientes establecidos en otros Estados miembros.
Esto resulta especialmente relevante en las adquisiciones intracomunitarias de bienes, cuando una empresa española compra mercancías a un proveedor de la UE y dichas mercancías son transportadas a España.
Si ambas partes actúan como empresarios, el proveedor dispone de un NIF-IVA válido y se cumplen los requisitos materiales de la operación, la entrega en origen podrá facturarse sin IVA. En España, el adquirente deberá declarar la adquisición intracomunitaria mediante el mecanismo de autorrepercusión del IVA.
¿Cuándo es obligatorio darse de alta en el VIES?
No todas las empresas necesitan inscribirse desde el momento de su constitución.
Con carácter general, será necesario solicitar el alta cuando se vayan a realizar operaciones intracomunitarias sujetas a las normas del IVA, entre ellas:
- Entregas intracomunitarias de bienes.
- Adquisiciones intracomunitarias de bienes.
- Prestaciones y adquisiciones de servicios entre empresarios establecidos en distintos Estados miembros.
- Otras operaciones que requieran disponer de un NIF-IVA.
Si una empresa comienza a operar con clientes o proveedores europeos sin estar dada de alta en el VIES, pueden producirse importantes incidencias fiscales y comerciales.
¿Por qué es importante estar inscrito en el VIES?
La principal ventaja consiste en poder aplicar correctamente las exenciones de IVA previstas para operaciones intracomunitarias en las entregas de bienes.
Por ejemplo, una empresa española que vende mercancías a una empresa francesa con un NIF-IVA válido podrá aplicar, siempre que se cumplan el resto de requisitos, la exención del IVA en las entregas intracomunitarias.
Del mismo modo, cuando una empresa española compra mercancías a un proveedor europeo estando correctamente inscrita en el VIES, el proveedor no repercutirá IVA en la operación intracomunitaria, siendo el adquirente español quien tenga que autoliquidar el Impuesto.
No obstante, conviene recordar que disponer de un número VIES no garantiza automáticamente la aplicación de la exención. También deben cumplirse los restantes requisitos materiales establecidos por la normativa del IVA.
¿Cómo darse de alta en el VIES?
La solicitud se realiza mediante el modelo 036, comunicando a la Agencia Tributaria la intención de realizar operaciones intracomunitarias.
Sin embargo, en la práctica, la presentación del modelo no implica la concesión automática del alta.
La AEAT analiza si realmente existe una actividad económica y si las operaciones intracomunitarias previstas son reales. Es habitual que solicite documentación adicional o incluso realice actuaciones de comprobación antes de resolver. Asimismo, es muy habitual que la Administración tributaria visité las instalaciones del solicitante.
Por ello, resulta recomendable preparar previamente toda la documentación justificativa.
Motivos más frecuentes por los que Hacienda deniega el alta en el ROI.
La experiencia demuestra que muchas solicitudes son rechazadas porque la Administración considera que no existe suficiente justificación para conceder el NIF-IVA.
Entre las causas más habituales encontramos:
No estar dado de alta correctamente en el IAE.
La actividad económica declarada debe ser coherente con las operaciones intracomunitarias que se pretenden realizar.
Una clasificación incorrecta o incompleta puede generar dudas sobre la realidad de la actividad.
No disponer de un establecimiento o medios suficientes.
Aunque no siempre es obligatorio disponer de una oficina física, la Agencia Tributaria suele comprobar que exista una estructura mínima desde la que desarrollar la actividad.
La inexistencia de domicilio operativo, oficina o medios materiales puede dificultar la aprobación del expediente.
Tener deudas o incidencias con la Agencia Tributaria
La existencia de incumplimientos tributarios, declaraciones pendientes o determinadas incidencias censales puede influir negativamente en la resolución de la solicitud.
No justificar las operaciones intracomunitarias
Este es probablemente el motivo más frecuente.
La AEAT suele solicitar pruebas de que realmente van a realizarse operaciones con otros Estados miembros, como por ejemplo:
- Contratos.
- Pedidos.
- Presupuestos aceptados.
- Facturas proforma.
- Correos electrónicos con clientes o proveedores europeos.
- Documentación comercial que acredite el inicio de la actividad internacional.
Cuanto más sólida sea la documentación presentada, mayores serán las probabilidades de obtener el alta sin incidencias.
¿Qué ocurre si Hacienda deniega el VIES?
La denegación no significa necesariamente que la empresa no pueda operar internacionalmente.
En muchos casos es posible presentar nueva documentación, formular alegaciones o volver a solicitar el alta una vez corregidas las deficiencias detectadas por la Administración.
Una correcta planificación desde el inicio suele evitar retrasos innecesarios y problemas con clientes y proveedores europeos.
VAT & Green Tax: especialistas en obtención del VIES
En VAT & Green Tax asesoramos de forma recurrente, tanto en la optimización de cadenas de suministro como en la solicitud de alta en el VIES para empresas españolas y extranjeras que necesitan comenzar a operar dentro de la Unión Europea.
Analizamos previamente la viabilidad de la solicitud, revisamos la situación censal del cliente, preparamos toda la documentación justificativa y atendemos los posibles requerimientos de la Agencia Tributaria hasta la obtención del NIF-IVA.
Si su empresa necesita darse de alta en el VIES, ha recibido un requerimiento de la AEAT o le han denegado la inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios, podemos ayudarle a tramitar el procedimiento con las máximas garantías.
Si es de vuestro interés contactad con expertos a hola@vatgreentax.com o al 673045233.
